Conheça a importância de uma gestão de contratos eficiente

Conheça a importância de uma gestão de contratos eficiente

Quando uma pessoa resolve abrir uma empresa, consequentemente, ela terá clientes, fornecedores, parceiros, várias pessoas e até mesmos órgãos para se relacionar na busca de tratar das necessidades e objetivos de seu negócio. Muito do que é definido nesse relacionamento e nas tratativas geradas precisam ser oficializados e devidamente acompanhados. Nesse contexto, a gestão de contratos aparece com uma atividade essencial.

Esses documentos trarão todas as informações, regras, prazos estipulados, deveres, metas e valores de ambas as partes. Além disso, os contratos determinarão quais medidas serão tomadas caso uma das partes quebre alguma cláusula, como multas ou sanções. Por isso, além de entender o que esse tipo de registro tem que conter, é necessário que o empreendedor saiba realizar adequadamente a gestão dele.

Passo a passo para uma gestão de contratos eficiente

Alguns fatores poderão facilitar o cumprimento das cláusulas previstas no contrato, aumentando as chances dos serviços ou produtos serem entregues plenamente. Entre eles podemos citar a elaboração de um contrato transparente, claro e bem estruturado, dispondo de organização e controle, além do monitoramento e registro dos documentos e informações relevantes, entre outros requisitos.

Clareza e comprometimento

O ponto de partida para uma gestão de contratos eficiente é que o documento em questão, além de bem redigido, seja claro e não deixe dúvidas em relação ao conteúdo proposto. Além disso, antes de definir um contrato a ser estabelecido, é necessário que o empreendedor não “meta os pés pelas mãos”. Isso significa que o documento precisa estar de acordo com a realidade ou que seja um cenário alcançável.

Aliado a isso, ele precisa estar condizente com a capacidade técnica e financeira da empresa. Se comprometer a realizar o que não conseguirá cumprir poderá acarretar em muitos prejuízos, principalmente de caixa.

Em alguns casos, o contrato não é a única garantia de que o serviço acordado será prestado conforme o combinado. É importante que as partes conheçam plenamente seus direitos e fiscalizem o cumprimento de todos os pontos acordados previamente.

Organização

Como os contratos, por natureza, geram uma série de documentos, a organização é essencial. O empreendedor deve se atentar à maneira como esses papéis de extrema importância são arquivados em sua empresa.

Esse tipo de material precisa ser de fácil alcance para que quando houver necessidade, seja encontrado de maneira rápida e simples. Isso evitará transtornos e resultará na agilidade das tratativas da empresa.

Por menor que a empresa seja, é importante que essa organização seja pensada e colocada em prática. Uma dica é distribuir contratos em pastas, gavetas e escrivaninhas de acordo com sua natureza. Contratos estabelecidos com clientes separados dos contratos firmados com fornecedores é mais um exemplo. Outra dica que pode ser utilizada é a separação de contratos por duração, colocando em lugares distintos aqueles que vencerão em um mês, os que vencerão em um ano e assim por diante.

Monitoramento

Além das obrigações, regras e outras determinações abordadas em um contrato, esse documento poderá ser um instrumento que oferece flexibilidade às partes, embora com algumas condicionantes.

Em muitos contratos estabelecidos já há a previsão de um aumento de prazo, uma renovação automática, etc. Por esse motivo é importante estar atento tanto às datas que essas mudanças ocorrerão quanto aos valores de multas aplicadas.

É preciso estar preparado quanto a essas possibilidades e ter uma noção exata do que isso acarretará à empresa. Mesmo que já esteja definido em contrato, esse tipo de alteração precisa ser estudada e previamente acordada entre as partes.

Para que os contratos possam ser administrados e geridos com eficiência será preciso trabalhar detalhadamente com o planejamento e programação de atividades e eventos (como financeiros). Antes da assinatura de um documento, o empreendedor ou um profissional da empresa que trabalhe nessa área precisará avaliar se os indicadores de resultados e orçamentos apontam a viabilidade da contratação.

Alguns requisitos deverão ser planejados na gestão de contratos, como:

Serviços: definição de quais serão os serviços ou atividades implementadas.

Responsabilidades: o que caberá a cada parte colocar em prática, quais serão seus deveres. Aqui valem descrever com clareza os cargos, quais atividades é de responsabilidade de cada um e quem supervisionará as mesmas.

Prioridades: quando existe mais de uma entrega ou serviço a ser prestado. De acordo com esse requisito será definido o que ou a quem o serviço ou entrega será entregue primeiro.

Prazos: definição de datas para início de projetos e entregas.

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